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A la hora de hacer un evento ten en cuenta lo siguiente…

agosto 20, 2019

Por: Mónica Soler, Directora Ejecutiva, Cara y Sello – Comunicaciones Corporativas y Directora de Comunicaciones para Business Consulting

Todos creen que hacer un evento es contratar unos cuantos meseros, tener en cuenta un aperitivito y organizar y poner todo al detalle para dar una mejor vista. Error señores y señoras, gestionar un evento no solo requiere de estrategias mínimas, sino de planes detallados que determinen hasta que tipo de bebidas se van a ofrecer o si es viable colocar mesas redondas o cuadradas. Para muchos será tonto, pero hace parte del éxito, la buena imagen y la satisfacción de los asistentes.

Viendo las falencias que se presentan a la hora de realizar un evento, les voy a dar algunos tips para que los tengan en cuenta y no estén en la cola de aquellos que van de boca en boca, permitiendo que la imagen de su compañía decaiga y su credibilidad se pierda por completo.

El primer factor común es la elaboración de un briefing. Es decir, un documento que se revisa continuamente y donde se plasma el planteamiento estratégico que se va a llevar a cabo para cumplir las metas fijadas. En él se comunica lo que se quiere hacer y los objetivos que se quieren conseguir.

El segundo factor, es la creatividad que se ha convertido en uno de los elementos más demandados a la hora de contratar un organizador de eventos ya que es lo que marca la diferencia frente a la competencia. Un evento debe generar impacto y ayudar a fidelizar al público objetivo mediante el recuerdo durante y después del evento, por ello deben ser lo más creativos posibles.

Es importante mantener reuniones con el cliente para saber qué objetivos quiere cubrir con el evento y transmitirlo al equipo de la forma más ordenada posible para así conseguir las expectativas del cliente. Hay que tener muy bien definido que se pretende con el evento, cuál es la filosofía y el mensaje qué se quiere transmitir.
El tercer factor y no menos importante es determinar el número y tipos de invitados. La lista de invitados, el envío de invitaciones y la confirmación de asistentes son acciones que se deben realizar en la denominada “fase taquilla”.

Considerado el más importante, el cuarto factor habla de seleccionar la fecha de la actividad y el lugar del evento dentro de la etapa de pre-producción. Marcados los objetivos debes trabajar en la propuesta de producción. Es importante escoger una fecha que sea favorable, normalmente los mejores días son miércoles o jueves de la semana y que no te coincida con ningún día especial (festivos, partidos de fútbol, etc.).

Debes tener en cuenta el organigrama como quinto factor. Te encargarás de asignar las responsabilidades y las tareas a cada uno de los involucrados del evento. Te recomiendo hacer también un cronograma de actividades, es decir, una lista de todas las acciones que se van a llevar a cabo con sus fechas previstas de comienzo y final. Es importante tener un plan de necesidades, es decir, un documento que contemple la parte técnica y escenográfica necesaria para llevar a cabo el programa del evento.

La evaluación de resultados es el sexto factor. Una buena manera para evaluar el evento es enviar encuestas de opinión a los participantes. Además, si se puede responder de forma online, sería mucho más simple recibir el feedback de los implicados. Asimismo, debes medir si el cliente ha obtenido el retorno de inversión que esperaba. (ROI)
Y el séptimo factor es ya una gestión postevento, agradecimientos, revisar las redes sociales, monitorización del hashtag y de publicaciones en los medios de comunicación y una elaboración de reportes y sugerencias.

Espero que después de leer este paso a paso, entiendan como organizar un evento para que genere impacto y recordación no solo en los asistentes del mismo, sino en aquellos que por pereza o falta de tiempo no quisieron asistir.